La planeación estratégica gerencialM. S. CS. Rosalía Cuevas Fournier
Resumen:
El Centro Interamericano de Estudios de Seguridad Social (CIESS) es el órgano de capacitación e investigación de la Conferencia Interamericana de Seguridad Social (CISS), organismo que agrupa a 70 instituciones de seguridad social de América. Con sede en la ciudad de México, el CIESS ofrece actividades de capacitación en diversas disciplinas. Una de las materias que se imparte en diferentes eventos académicos es la Planeación Estratégica.
La planeación estratégica es una herramienta administrativa útil para la toma de decisiones. Las decisiones a las que esta dirigida son aquellas que resolverán en el largo plazo, los problemas y retos a los que se enfrentan las organizaciones en el momento actual.
En este trabajo se describen las características de esta herramienta administrativa y su utilidad en la capacitación de los directivos de la seguridad social americana. También se señalan los contenidos temáticos del curso de Planeación Estratégica Gerencial que se impartió por primera ocasión en el CIESS bajo la modalidad a distancia, y se incluyen las cualidades del Sistema de Educación Abierta y a Distancia de este centro de estudios. Para finalizar se presentan las conclusiones de esta experiencia y las sugerencias para mejorar el material de estudio de este curso.
Abstract:
Interamerican Centre for Social security studies (CIESS) is a training and research agency that belongs to the Interamerican social security Conference, which groups 70 social security institutions of America. CIESS main office is in Mexico City and it offers a variety of subjects as the strategic planning, which is teach in several events at CIESS.
Strategic planning is an administrative tool useful for make decisions. The decisions involve in this area are the long-term decisions in order to solve the organisations challenge in front of the changing world.
In this work it is described the characteristics of this administrative tool as a solution in management training and the curricula of the Strategic planning course in the open learning modality; which was imparted by first time at CIESS. Qualities of the Open learning System at CIESS are included. Finally content the conclusions of this experience and suggestions in order to improve the didactic material.
Características de la Planeación Estratégica
La planeación estratégica es una de las herramientas administrativas que ha demostrado su utilidad en la gran mayoría de las pequeñas y grandes organizaciones; es el proceso por el que la alta dirección o gerencia establece la orientación de una institución u organización a largo plazo. Es una técnica que facilita la labor de los directivos en la conducción de las organizaciones. Refuerza el pensamiento de los directivos hacia el largo plazo más que a la reacción ante los problemas en el corto plazo.
Chiavenato define a la planeación como la función administrativa que de manera anticipada determina cuáles son los objetivos y qué debe hacerse para alcanzarlos. Así el establecimiento de objetivos es el primer paso de la planeación. Hay una jerarquía de objetivos para conciliar los diferentes objetivos de una organización, institución o centro de trabajo, los cuales van desde los objetivos organizacionales, hasta las políticas, directrices, metas programas, procedimientos, métodos y normas. En cuanto a su cobertura, la planeación puede darse en tres niveles: estratégico, táctico y operacional. Existen cuatro tipos de planes, según este autor: los procedimientos, los presupuestos, los programas o programaciones y las normas o reglamentos.
Por otro lado Steiner establece que la planeación estratégica formal puede describirse desde diferentes enfoques: en relación con el porvenir de las decisiones actuales, la planeación estratégica observa las alternativas y toma decisiones en el presente, identificando las oportunidades y peligros con el fin de diseñar un futuro deseado e identificar las formas de lograrlo. Si se analiza como proceso, éste es un procedimiento continuo que se inicia con el establecimiento de objetivos, implementando estrategias y desarrollando planes detallados y se decide de antemano cuando y como debe realizarse, quien lo llevará a cabo y que se hará con los resultados.
En relación con su filosofía, es una actitud, una forma de vida, representa un proceso mental, una parte integral de la dirección. En cuanto a su estructura, la planeación estratégica une tres tipos de planes: los estratégicos, los programas a mediano plazo, los presupuestos a corto plazo y los planes operativos.
La planeación estratégica es el esfuerzo sistemático más o menos formal de una organización, institución o centro de trabajo para establecer sus propósitos, objetivos, políticas y estrategias para desarrollar planes detallados con el fin de ponerlas en práctica y así lograr los objetivos y propósitos básicos de cualquier organización o institución.
Según Steiner existen cinco premisas para la planeación: la primera establece que se debe elaborar un plan para planear, declarar lo que hay en la mente del directivo y como operará el sistema; en la segunda, es necesario contar con la información sustancial que describe las expectativas de los principales intereses exteriores e interiores, contiene una base de datos con el desempeño pasado, presente y futuro y el análisis FODA; en la tercera se formulan los planes, estableciendo las estrategias maestras: misión, propósitos, objetivos y políticas básicas y los programas a largo, mediano y corto plazo. En la cuarta premisa se realiza la implementación y revisión y se incluye la motivación, compensación, evaluación directiva y el proceso de control. En la quinta premisa, se consignan los flujos de información, ya que se considera que la información debe fluir durante todo el proceso y se establece que los valores de los ejecutivos deben estar presentes en el momento de la toma de decisiones.
Otro autor que propone un enfoque diferente para realizar la planeación estratégica es Mintzberg, quien define a la estrategia como el plan o patrón que integra las principales metas y políticas de una organización y establece la secuencia de las acciones coherentes a realizar.
Las metas establecen que es lo que se va a lograr y cuando serán alcanzados los resultados. Las políticas son reglas que expresan los límites dentro de los que debe ocurrir la acción.
Los programas especifican la secuencia de las acciones necesarias para alcanzar los objetivos. Las decisiones estratégicas son las que establecen la orientación general de una empresa y su viabilidad máxima a la luz, tanto de los cambios predecibles como de los impredecibles, que en su momento pueden ocurrir en los ámbitos que son de su interés o competencia.
La distinción entre la estrategia y la táctica depende del nivel que los ejecute; mientras en los altos niveles de la organización se habla de estrategias, en los niveles operativos se realizan tácticas. Sin embargo en ocasiones la estrategia de mercados puede convertirse en la táctica de asignación de precios. Está distinción también depende de la complejidad de las organizaciones, instituciones o centros de trabajo.
En el programa académico del CIESS se ha incluido la planeación estratégica como guía metodológica para el desarrollo de los trabajos finales que se elaboran para la acreditación de los Diplomados de Seguridad Social, de Gerencia y Desarrollo Institucional y el de Gerencia de Calidad de Servicio de las Instituciones de Seguridad Social.
El ejercicio de planeación estratégica
La planeación estratégica es una herramienta administrativa que permite a cualquier organización que se encuentre en operación, hacer una análisis a fondo de su misión, sus propósitos, sus estrategias para la consecución de los objetivos, así como efectuar una revisión de los resultados obtenidos, la evaluación de los servicios que se proporcionan y conocer el cumplimiento de las necesidades de los usuarios-clientes. Este proceso esta orientado hacia la satisfacción de los clientes, más que a la realización de actividades; para ello es conveniente fundamentar los sistemas de información para la toma de decisiones, en la determinación de indicadores y el establecimiento de metas.
Por otra parte la planeación estratégica es un ejercicio que puede utilizarse como hilo conductor en todos los niveles de la organización. También ayuda a los niveles directivos a mantener coherencia y equilibrio entre las actividades y las estrategias en el corto plazo, sin descuidar las acciones que son necesarias para mejorar los resultados en el futuro de la organización.
El proceso de planeación estratégica responde a las siguientes preguntas: ¿Cuál es nuestra tarea fundamental?, ¿Qué es lo que queremos hacer?, ¿Qué nos proponemos lograr?, ¿Cómo lo lograremos?, ¿Qué haremos?, y ¿Cómo lo mediremos?.
Es importante hacer notar que existen diferentes modelos para realizar el ejercicio de planeación estratégica, sin embargo todos persiguen lo mismo: incrementar la eficiencia de la organización. Dependiendo del estilo de dirección y en muchas ocasiones de la complejidad de la organización, es el modelo que se adopta, se recomienda por lo tanto que sea en la cúspide de la organización donde se defina el esquema a seguir y que éste se haga del conocimiento de todos sus integrantes, sin importar el nivel jerárquico en el que se encuentren.
El proceso gerencial estratégico que señala Byars para analizar y proponer estrategias empresariales establece dos grandes etapas: la formulación y la implementación de estrategias. En la primera por medio del proceso de determinación de objetivos y del proceso de la selección de estrategias se realiza el momento estático o intelectual, y en la segunda etapa, considerada dinámica con la definición de la estructura orgánica y el establecimiento de los sistemas de información y de control, se lleva a cabo la estrategia definida anteriormente. La constante en esta propuesta es la retroalimentación que se realiza antes, durante y al finalizar cada proceso.
Definir la Misión e identificar la Visión
Definir la misión es el primer paso en el proceso de la planeación estratégica, según establecen tanto los investigadores como los empresarios. Diversas publicaciones al respecto, atestiguan la importancia de la definición de la misión en el proceso de la planeación estratégica. Los ocho componentes deseables para redactar la misión de una organización, institución o centro de trabajo, de acuerdo con Byars son:
1 Especificar metas de clientes y mercados
2 Identificación de los principales productos/servicios
3 Especificar el dominio geográfico
4 Identificar la tecnología base o el eje tecnológico.
5 La expresión del compromiso para sobrevivir, crecer y obtener ganancias
6 Especificar de los elementos claves en la filosofía de la empresa.
7 Identificación del auto-concepto de la empresa.
8 Identificación de la imagen pública deseada.
El proceso de planeación estratégica puede verse como la representación lógica de la integración y extensión de un sistema establecido de planeación. Los ajustes que hacen la mayoría de las compañias se centran en el proceso usado, más que en el contenido de la información, a fin de diseñar y poner en operación el plan en sí. Esto es porque la mayor diferencia entre la planeación tradicional y la estratégica se basa menos en términos de, CUALES deberían ser las entradas y más en términos de COMO deberían de priorizarse e integrar el proceso de planeación a la organización, en un esfuerzo integral y completo.
El proceso gerencial de planeación a pesar de sus limitaciones, ofrece una prometedora aproximación a quienes desean lograr el éxito en el posicionamiento de sus empresas en el cada vez más turbulento entorno y es por esto que se incluye en la mayoría de los programas de capacitación gerencial.
Diagnóstico de la organización
Una vez que se ha definido la misión y se tiene una expresión de la visión de la organización, el siguiente paso es la realización del diagnóstico de la organización siguiendo el esquema propuesto por diversos autores.
Para realizar el diagnóstico de la organización, institución o centro de trabajo es necesario analizar las condiciones o circunstancias ventajosas de su entorno que la pueden beneficiar; identificadas como las oportunidades; así como las tendencias del contexto que en cualquier momento pueden ser perjudiciales y que constituyen las amenazas, con estos dos elementos se podrá integrar el diagnóstico externo.
Por otro lado, para el diagnóstico interno será necesario conocer las fuerzas al interior que intervienen para facilitar el logro de los objetivos, y sus limitaciones que impiden el alcance de las metas de una manera eficiente y efectiva. En el primer caso estaremos hablando de las fortalezas y en el segundo de las debilidades.
Para facilitar el diagnóstico del entorno y establecer criterios homogéneos que permita él dialogo entre los miembros de la organización, es conveniente establecer categorías de análisis. Algunos autores concuerdan en las siguientes: Económica-financiera, política- legal, tecnológica, proceso organizacional y la categoría que corresponda a la función sustantiva de la organización, institución o centro de trabajo, es decir su razón de ser.
El diagnóstico interno se facilitará con las siguientes categorías de análisis: Recursos humanos, recursos físicos y/o materiales, recursos financieros y/o presupuestales, recursos técnicos y/o tecnológicos, procesos gerenciales y procesos sustantivos (está categoría también deberá identificarse en función de la naturaleza de la organización).
A continuación se presentan las categorías de análisis del entorno y algunas de las variables que pueden estar involucradas. Cada organización, dependiendo de su naturaleza deberá exponer y describir las variables que le competen.
ANALISIS EXTERNO
